協同辦公系統是利用網絡、計算機、信息化等，提供給多人溝通、共享、協同辦公的軟件系統，可以為辦公人員提供方便、快捷、降低成本，提高辦公效率。協同辦公講究的是以網狀溝通為技術目標，融入業務管理為管理目標的協同。以強大的表單工具和強大的工作流為引擎為工具，配合管理咨詢來實現信息的協同、業務的協同和資源的協同。企業的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了院校運作的基本要素，協同管理可將這些資源整合在統一的平臺上。



應用門戶

要求實現門戶管理模塊的布局自定義。通過添加不同的模塊，要求實現將系統中各種不同的信息提取到門戶上面，方便用戶的查看和處理。

（1）組織門戶

平鋪式，下拉式；信息式，圖片式，文本式，視頻式，html式，報表式；；隱藏工具欄；菜單式，URL式，門戶式；，超鏈接式，滾動式，自定義名稱，自定義菜單，自定義順序，自定義欄目，自定義條數；

（2）應用門戶

（3）個人門戶

（4）駕駛艙

實現通過餅圖、柱狀圖、折線圖對流程待辦事項的統計。

 即時消息
（1）在線感知

在線查詢相關信息。

（2）在線通訊

在線消息，在線郵件。

 

（3）消息引擎

語音提醒，消息提醒，郵件提醒，短信提醒；

（4）消息記錄

個人消息，系統消息，消息查詢，查看反饋，標記已讀，消息刪除。

辦理中心 

（1）接收辦理

接收待辦，待辦分類，待辦排序，待辦查詢，待辦刪除；接收待閱，待閱排序，待閱分類，待閱刪除，接收已閱，已閱排序，已閱分類，已閱刪除。

（2）已辦事項

查看自己的已辦事項

常用工具
（1）通訊錄

單位通訊錄，外部通訊錄、個人通訊錄、通訊錄類別

 

（2）手機短信

支持對電子鬧鐘、工作任務、通訊錄管理、日程安排、工作委托、會議管理、車輛管理、請示報告、在線傳閱、工作流程、信息發送、資產申請、意見反饋、工作計劃進行發送短信提醒

（3）日歷

日歷查看，并能添加日程



（1）列表檢索

信息排序、信息置頂，信息翻頁

（2）組合檢索

檢索關鍵字、檢索部門、檢索姓名、檢索附件、檢索日期，檢索標題

（3）模糊檢索

檢索流程、協同、催辦、新聞、公告、討論、知識、人員、外部郵件、下屬日報、下屬周報、下屬月報、下屬日程、內部聯系人、個人聯系人、公共聯系人

 工作流程
（1）發起流程
流程門戶，流程分類，流程檢索，流程說明；管理表單，圖形流程，支持發送、保存、關閉等功能；支持流程路由、多條件判斷、條件在線顯示、自動返回流程；用戶決定流程走向，條件決定流程走向；支持單人、單選、并行；流程自動編號，流程預歸檔；流程自動提醒，提醒項設置、提醒發起人、提醒待辦人、辦理期限設定，支持已發跟蹤、在辦跟蹤、辦結跟蹤、退回跟蹤、重新提交、實例刪除等。

（2）待辦工作

流程分類、流程檢索，流程排序，流程置頂；流轉記錄，節點顏色自動變化；支持退回、轉辦、催辦、收回、打印、轉閱、閱件、終止等功能； 在線提醒消息、在線語音提醒、短信提醒接口、即時通訊提醒接口、郵件提醒接口；

（1）發起的工作

申請人能夠查看申請的進度，支持刪除申請

（2）經辦過的工作

審批人查看辦理過的工作

（5）在辦監控

監控門戶、監控分類、監控排序、結束流程、掛起流程、設置委托人、流程刪除、終止操作

（6）工作流傳閱閱

傳閱的文件在該欄目中顯示，傳閱的人員可以對其進行評論

（7）工作查詢

查詢所有申請的信息

（8）效率值分析

分析辦理用時多少時長

（9）工作銷毀

刪除的工作都會在該欄目顯示，類似回收站功能

表單應用
表單設計提供這些表單的可視化的設計，方便管理員更快捷的設計出適合學校的任何表單，并且不同表單間字段可以關聯。比如a表單和b表單進行了關聯，流程結束后，可以從a表單可以更新b表單的數據

工作流設置
是通過自定義的業務流程和自定義的業務表單，實現學校收發文、內部人事、請假、費用請示等等內部業務流程。支持對流程的管理，可查詢當前業務流程的辦理狀態，可通過催辦功能實現對相關人員進行催辦，進行系統短信提醒和手機短信提醒，達到了協同辦公的目的。在功能上支持多種流程設置方法，支持流程跟蹤和辦理意見顯示。支持每個辦理人員耗時管理。支持流程判斷，根據不同類型可設置不同分支。支持流程自動通知相關自定義人群，如部門領導，預設人員等保證事務的**處理；支持工作名稱自定義。將工作流程進行了規范和優化，達到工作量化，流程可控，流轉高效，辦事透明，降低成本的效果，幫助學校實現了高效管理。并且支持并發與分支流程，還可以圖形化顯示該流程。

業務工作流：這里是自定義主要業務辦理流程的，業務工作流包括了會議申請流程、車輛申請流程、短信審批流程、合同流程、資產購買申請流程、資產報廢申請流程、資產領用申請流程、資產維護申請流程、藥品報廢、藥品盤點、考勤補簽流程、薪資生成、報銷申請流程、功能里面能審批的都在這里面設置流程。還可以在流程里面設置開放范圍，可以指定特定人員使用，設置后其他人使用不了