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CIMS化學(xué)試劑管理系統(tǒng)

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最后更新：2013-04-11
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生產(chǎn)企業(yè)：創(chuàng)騰科技有限公司

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思維特化合物庫存管理系統(tǒng)NeoSuite CIMS

化學(xué)品的管理有普通貨品所不具備的特殊性和復(fù)雜性，如規(guī)格復(fù)雜（純度，包裝量，結(jié)晶鹽形式，來源），風(fēng)險(xiǎn)性多樣（易爆，易燃，毒性，放射性），存放條件多樣（干燥，避光），名稱多樣（CAS號(hào)，MDL號(hào)，通用名，化學(xué)名，中英文名）等，而且一般都有明確的化學(xué)結(jié)構(gòu)式。因此化學(xué)試劑和樣品的管理讓很多令醫(yī)藥、化工企業(yè)或機(jī)構(gòu)的管理人員和實(shí)驗(yàn)人員感到頭疼。

實(shí)驗(yàn)人員所面臨的問題：

1. 常規(guī)的化合物名稱和CAS編號(hào)查找試劑的方法經(jīng)常遇到困難
2. 很難隨時(shí)了解化學(xué)試劑和樣品的庫存情況，如是否有足夠用量，是否過期，存放位置
3. 難以實(shí)時(shí)地了解試劑采購情況，是否已經(jīng)到貨；
4. 試劑申購審核過程復(fù)雜，周期過長(zhǎng)，實(shí)驗(yàn)人員的時(shí)間過多耗費(fèi)在申領(lǐng)和等待試劑上，導(dǎo)致工作效率低下，影響項(xiàng)目進(jìn)度
5. 試劑的安全操作知識(shí)獲取困難，需要到不同來源去查找

庫管人員所面臨的問題：

1. 不能及時(shí)得到申領(lǐng)人員提交的申領(lǐng)請(qǐng)求，并及時(shí)響應(yīng)
2. 經(jīng)常丟失試劑和樣品，或者出庫的試劑不能如數(shù)退庫，造成浪費(fèi)
3. 無法跟蹤每瓶試劑和樣品的使用歷史
4. 不能及時(shí)了解試劑備庫情況，很難跟蹤哪些試劑即將到期或已經(jīng)到期
5. 試劑和樣品的出庫入庫操作繁雜，效率低下
6. 盤庫工作非常繁瑣，工作量大

財(cái)務(wù)人員所面臨的問題：

1. 不能及時(shí)得到申購人員提交的申購請(qǐng)求，延誤采購進(jìn)度
2. 試劑供應(yīng)商及其產(chǎn)品信息查找困難
3. 訂單管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力
4. 重復(fù)訂購難以避免，過量采購所帶來的試劑浪費(fèi)
5. 試劑相關(guān)的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)困難

對(duì)于制藥企業(yè)來說，研發(fā)工作的開展與實(shí)驗(yàn)物料的轉(zhuǎn)運(yùn)密不可分，圖1即為藥物設(shè)計(jì)過程中所涉及的諸多工作環(huán)節(jié)，試劑準(zhǔn)備是其中必不可少的一環(huán)。圖2則表示了在試劑準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中更細(xì)致的如試劑獲取途徑的選擇，訂購試劑的交接，庫存試劑的配送，試劑使用后的處理等流程。

圖1藥物設(shè)計(jì)與篩選流程圖

圖2試劑庫存流通圖

由創(chuàng)騰科技有限公司基于工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的化學(xué)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)處理技術(shù)（ISIS Direct）開發(fā)的化合物庫存管理系統(tǒng)NeoSuite CIMS（NeoSuite Chemical Inventory Management System），針對(duì)上述三類用戶所面對(duì)的突出問題，提供了完整的解決辦法，對(duì)于實(shí)驗(yàn)人員來說，提供了簡(jiǎn)潔的檢索和申領(lǐng)界面，方便即時(shí)提出申領(lǐng)申購請(qǐng)求，并對(duì)申領(lǐng)申購的過程進(jìn)度進(jìn)行查看；對(duì)于庫管人員來說，提供了查詢和處理申領(lǐng)請(qǐng)求的全部功能模塊，并在試劑和樣品出入庫，配送，試劑和樣品自動(dòng)化盤庫方面提供了全面的支持。對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，提供了申購審批，申購處理，訂單自動(dòng)生成，及維護(hù)自有供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫等功能。

NeoSuite CIMS幫助實(shí)驗(yàn)人員快速獲取化學(xué)試劑和樣品
NeoSuite CIMS為庫管人員提供的支持
NeoSuite CIMS為財(cái)務(wù)人員提供的支持
系統(tǒng)管理

NeoSuite CIMS幫助實(shí)驗(yàn)人員快速獲取化學(xué)試劑和樣品

1. 實(shí)驗(yàn)人員能快速實(shí)時(shí)地獲取庫存信息
實(shí)驗(yàn)人員可通過結(jié)構(gòu)式檢索（精確結(jié)構(gòu)檢索，子結(jié)構(gòu)檢索）查找化合物和樣品的庫存信息，也可通過關(guān)鍵字如：CAS號(hào)，中英文名稱，compound ID,分子量等進(jìn)行檢索。對(duì)于大量的檢索要求，系統(tǒng)提供了批量檢索模板。如圖3所示。

圖3 NeoSuite CIMS化合物的查詢界面

在檢索結(jié)果頁面可查看化合物的詳細(xì)庫存信息，如編號(hào)，結(jié)構(gòu)，分子式，中英文名稱，CAS號(hào)，可用量，訂購信息等，有效避免重復(fù)采購。如圖4所示：

圖4 列表查看查詢到的化學(xué)試劑及申購信息

2. 實(shí)驗(yàn)人員輕松提交化合物申領(lǐng)請(qǐng)求
申領(lǐng)人可查看化合物所屬瓶子信息，如可用量，當(dāng)前量，純度，規(guī)格，有效期等，并進(jìn)行選擇，填寫申領(lǐng)量及所屬的項(xiàng)目信息。對(duì)過期的試劑，系統(tǒng)自動(dòng)將其顯示標(biāo)記提醒（如下圖綠色所示）。如圖5所示:

圖5 查看試劑和樣品的庫存并進(jìn)行申領(lǐng)

3. 及時(shí)查看申領(lǐng)試劑和樣品所處的配送狀態(tài)
研究人員可在申領(lǐng)車中查看申領(lǐng)過的試劑和樣品，并查看其處理狀態(tài)，便于掌握時(shí)間進(jìn)度，安排實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。如圖6所示：

圖6 研究人員查看申領(lǐng)試劑和樣品的處理狀態(tài)

4. 實(shí)驗(yàn)人員在線填寫申購信息
系統(tǒng)整合ACD化合物供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫及企業(yè)自有的簽約供應(yīng)商并設(shè)定優(yōu)先級(jí)，供申購人員選擇。如圖7所示:

圖7 在線填寫申購信息

5. 管理人員快捷審批申購請(qǐng)求
管理人員可隨時(shí)登陸系統(tǒng)進(jìn)行申購審批的操作，審批的標(biāo)準(zhǔn)可自行配置，如可設(shè)置根據(jù)固定流程節(jié)點(diǎn)審批或金額權(quán)限級(jí)別審批。如圖8所示：

圖8 管理人員審批申購請(qǐng)求

NeoSuite CIMS為庫管人員提供的支持

1. 庫管人員及時(shí)查看申領(lǐng)請(qǐng)求
庫管人員在待處理信息中可通過申領(lǐng)人，MDL號(hào)，項(xiàng)目號(hào)和時(shí)間范圍進(jìn)行檢索，從而快速查看提交的申領(lǐng)請(qǐng)求.如圖9所示：

圖9 庫管人員在線查看申領(lǐng)請(qǐng)求

2. 自動(dòng)生成揀貨單及配送單
系統(tǒng)根據(jù)申領(lǐng)人員的個(gè)人信息及其提交的申領(lǐng)信息，自動(dòng)生成撿貨單和配送單。如圖10所示。

圖10 撿貨單和配送單生成

3. 試劑掃描出庫
庫管員手持撿貨單將試劑取出后，在配送之前可通過掃描Barcode進(jìn)行單瓶出庫或者批量出庫。如圖11所示：

圖11 試劑掃描出庫

4. 試劑入庫簡(jiǎn)易化
試劑到貨后，庫管人員可以管理到貨信息，系統(tǒng)支持與條碼設(shè)備和天平等硬件設(shè)備的連接，條碼機(jī)為每一瓶試劑產(chǎn)生一個(gè)Barcode,天平直接將試劑重量讀入系統(tǒng)，如圖12所示

圖12 系統(tǒng)與條碼機(jī)和電子天平連接

結(jié)合采購人員或?qū)嶒?yàn)人員提交的訂貨信息形成試劑預(yù)入庫信息，通過Excel 導(dǎo)入系統(tǒng)。試劑瓶放入貨架后，掃描試劑瓶Barcode和貨位Barcode完成入庫操作。如圖13所示

圖13 訂購試劑批量入庫

5. 盤庫流程自動(dòng)化
庫管人員通過手持終端掃描瓶子Barcode和對(duì)應(yīng)貨位號(hào)，批量導(dǎo)入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)盤庫簡(jiǎn)易化，如圖14所示:

圖14 庫管人員通過手握終端進(jìn)行倉庫盤點(diǎn)

NeoSuite CIMS為財(cái)務(wù)人員提供的支持

1. 采購人員在線查看采購請(qǐng)求
采購人員可通過申購人，供應(yīng)商，部門號(hào)，項(xiàng)目號(hào)和時(shí)間范圍等檢索條件，從而選擇性地查看提交的申購請(qǐng)求.如圖15所示：

圖15 在線查看申購請(qǐng)求

2. 訂單自動(dòng)生成
申購信息提交后，系統(tǒng)根據(jù)申購表單自動(dòng)生成訂單信息。如圖16所示：

圖16 訂單生成

3. 集成的自有供應(yīng)商管理功能
除了一些已有的商業(yè)的供貨數(shù)據(jù)庫，采購員也可建立企業(yè)本土化的供應(yīng)商庫，將供應(yīng)商的聯(lián)系信息和產(chǎn)品信息維護(hù)進(jìn)數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置優(yōu)先級(jí)。如圖17所示

圖17 供應(yīng)商信息和供應(yīng)商產(chǎn)品目錄維護(hù)

4. 為管理人員提供自動(dòng)化的分類統(tǒng)計(jì)報(bào)表
在系統(tǒng)中可根據(jù)客戶的多樣性需求定制開發(fā)出如樣品的使用量、購買金額等各種統(tǒng)計(jì)形式的報(bào)表，如圖18所示

圖18 訂單費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表

系統(tǒng)管理
在系統(tǒng)管理模塊，客戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活配置，實(shí)現(xiàn)差異化管理。如系統(tǒng)允許用戶配置自身特色的化合物和樣品的編號(hào)規(guī)則。NeoSuite CIMS系統(tǒng)可供客制化的功能還包括自定義界面字段、自定義字典、自定義庫位、用戶權(quán)限分配和配置審核流程。如圖19所示：

圖19 系統(tǒng)管理員可根據(jù)需要靈活配置

NeoSuite CIMS應(yīng)用價(jià)值
NeoSuite CIMS在企業(yè)的應(yīng)用，將為企業(yè)的研發(fā)、物流和財(cái)務(wù)管理相關(guān)的工作人員帶來很多的便利性。
對(duì)于實(shí)驗(yàn)人員來說，他可以使用最便捷、最習(xí)慣的化學(xué)結(jié)構(gòu)檢索的方式來查找化合物，而且可以通過相似性結(jié)構(gòu)檢索來查找替代化合物；可以很快的了解倉庫里化合物庫存的情況，包括準(zhǔn)確的庫存量、純度、過期時(shí)間等詳細(xì)信息；可以隨時(shí)在線提交化合物申領(lǐng)和試劑申購請(qǐng)求，并隨時(shí)了解配送和采購的進(jìn)度。
對(duì)于庫存管理人員來說，他可以即時(shí)響應(yīng)實(shí)驗(yàn)人員的化合物配送請(qǐng)求，并對(duì)庫存試劑和樣品進(jìn)行精細(xì)化管理，保證化合物的庫存量和庫存位置都十分精確；另外可以隨時(shí)跟蹤每瓶化合物的使用歷史，跟蹤沒有退庫的或即將過期的化合物；簡(jiǎn)化化合物出入庫和盤點(diǎn)的操作，提高效率并減少錯(cuò)誤。
對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說，在線申購請(qǐng)求和審批可以加快審批和采購的進(jìn)度；可以避免重復(fù)采購，減少浪費(fèi)；長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商及其產(chǎn)品目錄信息可以進(jìn)行集中管理；訂單的管理和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)也將十分的方便。

NeoSuite CIMS的特點(diǎn)
1. 支持全中文的界面和環(huán)境，客戶端基于瀏覽器界面，便于操作和使用；
2. 系統(tǒng)開發(fā)基于中國(guó)國(guó)內(nèi)真實(shí)的客戶需求，適用于中國(guó)客戶的具體情況，滿足大部分中國(guó)客戶的需求；
3. 系統(tǒng)具有嚴(yán)格的安全機(jī)制的可配置功能，可針對(duì)客戶需求，對(duì)安全機(jī)制進(jìn)行嚴(yán)格和靈活的配置，確保所有數(shù)據(jù)在安全可靠的基礎(chǔ)上，能夠發(fā)揮最有效的應(yīng)用；
4. 實(shí)施周期短，Out-of-box的解決方案；
5. 豐富的報(bào)表生成功能，方便管理人員對(duì)庫存數(shù)據(jù)隨時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和報(bào)告；
6. 可進(jìn)行客戶化，使系統(tǒng)完全符合客戶獨(dú)特的需求；
7. 滿足現(xiàn)在和將來的需求：系統(tǒng)易于維護(hù)和拓展，能夠適應(yīng)需求的變化；可與其他軟件或管理系統(tǒng)（如ERP）進(jìn)行整合，形成企業(yè)級(jí)整體信息解決方案；

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